Fristablauf der Betriebskostenabrechnung für Mieter

Wenn der Wohnungsvermieter eine Betriebskostenabrechnung für seine Mieter erstellen möchte, muss er besonders auf zwei Aspekte achten: die Abrechnungsperiode und den Fristablauf der Betriebskostenabrechnung. Denn nur die korrekte Einhaltung der Frist berechtigt den Vermieter, eine Nachforderung aus der Betriebskostenabrechnung durchzusetzen. Der Fristablauf der Betriebskostenabrechnung für Forderungen daraus beträgt drei Jahre. Nach Ablauf dieser Frist haben die Mieter Glück und müssen keine Zahlungen mehr leisten.

Im Mietrecht gelten verschiedene Fristablaufzeiten

Fristablauf (© marco2811 / Fotolia.com)Kann der Vermieter Geld vom Mieter fordern, ist dies lediglich für einen gewissen Zeitraum möglich. Danach tritt der Fristablauf des Anspruchs ein. Dies wäre ein Glücksfall für den Mieter, da er nicht mehr zahlen müsste, selbst wenn einst ein berechtigter Anspruch auf Zahlung bestanden hat. Im Mietrecht sind verschiedene Fristablaufzeiten zu beachten, beispielsweise für Mietforderungen oder eben für Forderungen aus der Betriebskostenabrechnung.

Bei der Betriebskostenabrechnung muss der Vermieter sogar drei wesentliche Zeitspannen bzw. Fristen beachten:

Dies ist der Zeitraum, für den der Verbrauch abgerechnet wird. Oftmals wird hier Bezug auf das Kalenderjahr genommen, also vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Jedoch ist auch ein individueller Abrechnungszeitraum möglich, beispielsweise vom 1. August eines Jahres bis zum 31. Juli des Folgejahres. Die Abrechnungsperiode muss allerdings stets zwölf Monate umfassen. Hier gilt § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB: „Über die Vorauszahlungen für Betriebskosten ist jährlich abzurechnen (…).“

Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode vorliegen. Endet die Abrechnungsperiode also beispielsweise am 31. Dezember eines Jahres, muss die Betriebskostenabrechnung dem Mieter bis spätestens zum 31. Dezember des Folgejahres zugehen. Versäumt der Vermieter diese Frist, resultiert dies zumeist in der Ungültigkeit der Abrechnung, und es können keine Forderungen mehr geltend gemacht werden. Eine Ausnahme kann vorliegen, wenn der Vermieter die Verspätung nicht selbst verursacht hat. Als Beispiel könnte hier eine verspätete Jahresabrechnung des Stromversorgers dienen. In diesem Fall kann die Abrechnung auch nachträglich erfolgen. Der Vermieter darf sich jedoch auch dann nicht unbegrenzt Zeit lassen. Die Betriebskostenabrechnung muss dann innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Grundes für die Verspätung erstellt werden, so ein Urteil des Bundesgerichtshofs aus dem Jahr 2006. Erreicht die Betriebskostenabrechnung den Mieter fristgerecht, kann er auch Einwendungen dagegen erheben. Auch Einwendungen müssen innerhalb von zwölf Monaten vorgebracht werden.

Die Frist für Nachzahlungen aus Betriebskostenabrechnungen beträgt drei Jahre. Hier ist § 195 BGB relevant. Dieser Paragraph besagt: „Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.“ Der Vermieter muss zuerst die Abrechnungsfrist einhalten, um im Falle von Nachforderungen aus der Betriebskostenabrechnung auch die Verjährungsfrist geltend machen zu können. Denn wenn die Betriebskostenabrechnung nicht rechtzeitig eingeht, wird der Anspruch auf Nachzahlung gar nicht erst fällig, wodurch auch nichts verjähren kann.

Wann genau verjährt die Betriebskostenabrechnung?

Die dreijährige Verjährungsfrist für die Betriebskostenabrechnung beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch geltend gemacht wurde. Ein Blick in § 199 Absatz 1 BGB ist hier hilfreich. Dort steht: „Die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt, soweit kein anderer Verjährungsbeginn bestimmt ist, mit dem Schluss des Jahres, in dem 1. der Anspruch entstanden ist und 2. der Gläubiger von den den Anspruch begründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste.“

Beispiel:

Die Abrechnungsperiode endet, wie bereits erwähnt, beispielsweise am 31. Dezember eines Jahres, hier angenommen am 31. Dezember 2010. Der Vermieter hat nun ein Jahr Zeit, dem Mieter die Betriebskostenabrechnung zukommen zu lassen. Erfolgt dies etwa am 1. September des Folgejahres, ist die Betriebskostenabrechnung fristgemäß zugestellt. Die Verjährungsfrist für diese Betriebskostenabrechnung beginnt dann am 1. Januar des darauffolgenden Jahres.

Der Fristablauf des Anspruchs des Mieters auf Erstellung der Betriebskostenabrechnung beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die zwölfmonatige Abrechnungsfrist endet, die in § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB beschrieben wird. Ein Anspruch aus der Betriebskostenabrechnung wird erst fällig, wenn die Abrechnung beim Mieter eingegangen ist. Daher startet die Verjährungsfrist für Erstattungsansprüche des Mieters sowie Nachzahlungsansprüche des Vermieters mit dem Ende des Jahres, in dem der Mieter die Betriebskostenabrechnung erhalten hat. Dies ändert sich auch dann nicht, wenn der Vermieter im folgenden oder in einem der darauffolgenden Jahre berechtigte Korrekturen an der Betriebskostenabrechnung vornimmt.

Kann der Fristablauf gehemmt werden?

Nebenkosten (© Wolfilser / Fotolia.com)Der Vermieter kann also Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung drei Jahre lang geltend machen und vom Mieter berechtigte Nachzahlungen einfordern. Falls er diese Nachzahlungen nicht innerhalb der dreijährigen Verjährungsfrist erhält, verjährt sein Anspruch üblicherweise. Er kann dann keine ausstehenden Zahlungsansprüche mehr gegen den Mieter geltend machen.

Es gibt jedoch Umstände, unter denen die Verjährungsfrist gehemmt werden kann. Hierbei ist § 203 BGB zu beachten. Dieser besagt: „Schweben zwischen dem Schuldner und dem Gläubiger Verhandlungen über den Anspruch oder die den Anspruch begründenden Umstände, so ist die Verjährung gehemmt, bis der eine oder der andere Teil die Fortsetzung der Verhandlungen verweigert. Die Verjährung tritt frühestens drei Monate nach dem Ende der Hemmung ein.“ Wenn also bestimmte Gründe vorliegen, wird die Verjährung des Anspruchs gehemmt. Ein solcher Grund ist beispielsweise gegeben, wenn der Mieter Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung eingelegt hat. Kommt es zu einer Hemmung, resultiert daraus eine Unterbrechung der Verjährungsfrist, beispielsweise bis die Betriebskostenabrechnung erneut überprüft wurde. Die Hemmung der Verjährung von Ansprüchen kann sowohl vom Vermieter als auch vom Mieter veranlasst werden. Es ist auch § 209 BGB zu beachten, der besagt: „Der Zeitraum, während dessen die Verjährung gehemmt ist, wird in die Verjährungsfrist nicht eingerechnet.“ Der Zeitpunkt des Neubeginns der Verjährung wird schließlich in § 212 BGB geregelt. Kommt es zu einem Neubeginn, startet die Verjährungsfrist wieder von vorne in voller Länge. Ein Neubeginn der Verjährung ist möglich, wenn der Schuldner gegenüber dem Gläubiger den Anspruch durch Abschlagszahlung, Sicherheitsleistung, Zinszahlung oder auf andere Weise anerkennt. Alternativ führt auch eine gerichtliche oder behördliche Vollstreckungshandlung zu einem Neubeginn der Verjährung.

In der Praxis gibt es einige Fallkonstellationen, in denen der Fristablauf der Betriebskostenabrechnung zwischen Mietern und Vermietern gehemmt werden kann. Eine Hemmung der Verjährung tritt ein, wenn zwischen Mieter und Vermieter Verhandlungen über den Anspruch oder die den Anspruch begründenden Umstände stattfinden, und zwar so lange, bis sich entweder Mieter oder Vermieter weigert, weiter zu verhandeln. Unter den Begriff „Verhandeln' fallen alle Arten des Meinungsaustauschs. Erhebt der Mieter Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung, kann dies ebenfalls eine Hemmung der Verjährungsfrist bewirken, insbesondere wenn der Vermieter sich mit einer Überprüfung der Abrechnung befasst und darüber mit dem Mieter im Gespräch ist. Sollten Mieter und Vermieter den Rechtsweg einschlagen, tritt nach § 204 BGB ebenfalls eine Hemmung der Verjährung ein.

Die Verwirkung von Ansprüchen aus der Betriebskostenabrechnung

Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung können auch verwirken. Dies betrifft vor allem Ansprüche des Vermieters gegen den Mieter auf Nachzahlung. Eine Verwirkung kann eintreten, bevor die Ansprüche verjährt sind. Von einer Verwirkung spricht man, wenn der Berechtigte sein Recht längere Zeit nicht geltend gemacht hat, wodurch der Verpflichtete annehmen konnte, dass der Berechtigte auch zukünftig nicht mehr auf seinem Recht bestehen wird. Hierbei kommt es nicht nur auf den Zeitablauf an, sondern auch auf besondere Umstände, die ein solches Vertrauen des Verpflichteten begründen, dass das Recht auch in Zukunft nicht mehr geltend gemacht wird. Dies wird von Fall zu Fall entschieden.

Der Fristablauf der Betriebskostenabrechnung gilt auch für Mieter

Das Gesetz sieht für den Fristablauf bei der Betriebskostenabrechnung eine dreijährige Frist vor, die nicht nur für den Vermieter, sondern auch für den Mieter gilt. Beide Parteien müssen sich an diese Frist halten. Nach Ablauf der Verjährungsfrist kann keine der beiden Seiten mehr Forderungen geltend machen. Dies ist für Mieter wichtig, da der Fall auch umgekehrt auftreten kann. Nicht immer sind nur Nachzahlungen fällig. Aus einer Betriebskostenabrechnung kann sich auch ein Guthaben für den Mieter ergeben, was bedeutet, dass der Mieter einen Anspruch gegen den Vermieter auf Rückzahlung hat. Manchmal erfolgt die Rückzahlung jedoch nicht automatisch durch den Vermieter. Der Mieter muss seinen Anspruch aus der Betriebskostenabrechnung innerhalb von drei Jahren geltend machen, da andernfalls auch hier der Fristablauf eintritt. Anspruchsberechtigte Mieter sollten sich daher rechtzeitig um die Anmahnung der Forderungen kümmern und gegebenenfalls den Rechtsweg beschreiten. Oftmals lassen sich Mieter unnötig viel Zeit, sei es aus Nachlässigkeit oder aus Scheu, gerichtlich gegen ihren Vermieter vorzugehen. Möchte man schließlich seine Forderungen geltend machen, hat der Mieter oft das Nachsehen, wenn der Vermieter sich auf den Fristablauf des Rückzahlungsanspruchs beruft. Der Mieter erleidet dann einen Rechtsverlust, da ihm das Geld zwar zugestanden hätte, er den Anspruch aber nicht mehr durchsetzen kann.

Die Verjährungsfrist für die Auszahlung eines Guthabens aus der Betriebskostenabrechnung beträgt also ebenfalls drei Jahre, basierend auf der allgemeinen Verjährungsvorschrift des § 195 BGB.

Fachanwalt.de-Tipp:
§ 548 Absatz 2 BGB ist hier nicht einschlägig. Dort heißt es: „Ansprüche des Mieters auf Ersatz von Aufwendungen oder auf Gestattung der Wegnahme einer Einrichtung verjähren in sechs Monaten nach der Beendigung des Mietverhältnisses.“ Bei der Erstattung von Guthaben aus der Betriebskostenabrechnung kann dieser Anspruch auch während des laufenden Mietverhältnisses verjähren. Eine Beendigung des Mietverhältnisses ist hier also nicht erforderlich.

Der Mieter hat erst dann einen Anspruch auf Rückerstattung, wenn der Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellt hat. Hierfür hat der Vermieter, wie bereits erwähnt, zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode Zeit.

Was passiert, wenn der Vermieter keine Betriebskostenabrechnung erstellt?

Nebenkostenabrechnung (© zerbor / Fotolia.com)In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass der Vermieter sich weigert, überhaupt eine Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Dies erweist sich meist als nachteilig für den Vermieter, da die Betriebskostenabrechnung in der Regel eine Nachzahlung des Mieters ergibt. Wenn der Vermieter diese Forderung nicht geltend macht, schadet er sich selbst. Wenn der Vermieter den Aufwand und die Detailarbeit einer Betriebskostenabrechnung scheut und die zwölfmonatige Abrechnungsfrist verstreichen lässt, kann er ebenfalls keine Forderungen mehr gegen den Mieter geltend machen. Es ist also im Interesse des Vermieters, eine fristgerechte Betriebskostenabrechnung zu erstellen.

Dennoch kann es auch für den Mieter sinnvoll sein, eine Betriebskostenabrechnung zu erhalten, beispielsweise wenn er die Betriebskostenvorauszahlungen als zu hoch empfindet und auf eine Rückzahlung hofft. Vielleicht möchte er aber auch Klarheit und eine aussagekräftige Betriebskostenabrechnung seinen Unterlagen hinzufügen. Weigert sich der Vermieter, eine solche Abrechnung zu erstellen, kann der Mieter ihn sogar auf die Erstellung verklagen, wobei jedoch auch hier die Verjährungsfrist von drei Jahren zu beachten ist.

Was passiert, wenn die Verjährungsfrist abgelaufen ist?

Nach Ablauf der dreijährigen Verjährungsfrist bedeutet dies nicht, dass der Anspruch erloschen ist. Der Schuldner hat nun jedoch das Recht, die Leistung zu verweigern. Im Falle eines gerichtlichen Verfahrens muss der Beklagte ausdrücklich die Einrede der Verjährung vorbringen, da die Verjährung nicht automatisch berücksichtigt wird. Versäumt der Beklagte dies, kann er trotzdem zur Zahlung verurteilt werden, obwohl der Anspruch des Klägers eigentlich bereits verjährt ist.

Zusammenfassung:

• Die Verjährungsfrist für Ansprüche aus der Betriebskostenabrechnung beträgt drei Jahre, gemäß § 195 BGB.
• Gemäß § 203 BGB kann die Verjährungsfrist unter bestimmten Umständen gehemmt werden.
• Die dreijährige Verjährungsfrist gilt sowohl für Vermieter als auch für Mieter. Wenn einem Mieter ein Anspruch auf Auszahlung eines Guthabens aus der Betriebskostenabrechnung zusteht und der Vermieter die Zahlung nicht von sich aus vornimmt, hat der Mieter drei Jahre Zeit, seine Ansprüche geltend zu machen.
• Nach Eintritt der Verjährung hat der Schuldner das Recht, die Zahlung zu verweigern. In einem Gerichtsverfahren muss der Schuldner sich ausdrücklich auf die Verjährung berufen, da er sonst trotz verjährtem Anspruch zur Zahlung verpflichtet werden kann.
• Ein Anspruch kann bereits vor Eintritt der Verjährung verwirken, wenn der Gläubiger den Anspruch über lange Zeit nicht geltend gemacht hat und weitere Umstände vorliegen, die den Schuldner berechtigt darauf vertrauen lassen, dass der Anspruch auch in Zukunft nicht mehr geltend gemacht wird.

Fristablauf der Betriebskostenabrechnung - Häufige Fragen (FAQ)

Was sind Nebenkosten?

Nebenkosten, auch Betriebskosten genannt, sind Kosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung einer Immobilie entstehen. Dazu gehören beispielsweise Kosten für Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Hausmeister, Versicherungen, Wartungskosten für Aufzüge oder die Reinigung von gemeinschaftlich genutzten Räumen.

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung ist eine Abrechnung, die der Vermieter jährlich dem Mieter über die im vergangenen Jahr angefallenen Nebenkosten zukommen lässt. Sie dient der Klärung, ob der Mieter zu viel oder zu wenig Nebenkosten gezahlt hat. In der Nebenkostenabrechnung müssen alle Kostenpositionen detailliert aufgelistet sowie die Gesamtkosten und die Vorauszahlungen des Mieters ausgewiesen sein.

Wie lange hat der Vermieter Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen?

Der Vermieter hat zwölf Monate Zeit, um die Nebenkostenabrechnung nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen. Wenn also der Abrechnungszeitraum vom 01.01.2021 bis zum 31.12.2021 läuft, muss die Nebenkostenabrechnung spätestens am 31.12.2022 dem Mieter zugestellt werden.

Wie lange hat der Mieter Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen und zu zahlen?

Der Mieter hat üblicherweise einen Monat Zeit, um die Nebenkostenabrechnung zu überprüfen und zu begleichen, falls im Mietvertrag keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde. Das bedeutet, dass der Mieter die Nachzahlung spätestens einen Monat nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung leisten oder etwaige Einwände erheben sollte.

Was passiert, wenn der Mieter die Nebenkostenabrechnung nicht innerhalb der Frist prüft oder Einwände erhebt?

Sollte der Mieter die Nebenkostenabrechnung nicht fristgerecht prüfen oder Beanstandungen vorbringen, so gilt die Abrechnung als unwiderruflich akzeptiert. In diesem Fall kann der Vermieter auch nach Fristablauf noch ausstehende Beträge einfordern.

Was ist die Verjährungsfrist bei der Nebenkostenabrechnung?

Die Verjährungsfrist bei der Nebenkostenabrechnung beläuft sich auf drei Jahre. Dies bedeutet, dass der Vermieter ab Erstellung der Nebenkostenabrechnung drei Jahre Zeit hat, um Nachforderungen geltend zu machen. Die Verjährungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des Jahres, in dem die Nebenkostenabrechnung ausgestellt wurde.

Was passiert, wenn der Vermieter die Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung erst nach Ablauf der Verjährungsfrist geltend macht?

Beansprucht der Vermieter die Nachforderungen aus der Nebenkostenabrechnung erst nach Verstreichen der Verjährungsfrist, so ist der Mieter berechtigt, die Nachforderung abzuweisen und ist nicht mehr zur Zahlung verpflichtet. Die Forderung ist demnach verjährt und kann nicht mehr durchgesetzt werden.

Was kann der Mieter tun, wenn er Zweifel an der Richtigkeit der Nebenkostenabrechnung hat?

Heget der Mieter Bedenken hinsichtlich der Korrektheit der Nebenkostenabrechnung, so empfiehlt es sich, diese eingehend zu überprüfen. Hierbei kann es ratsam sein, professionelle Unterstützung hinzuzuziehen, beispielsweise durch einen Mieterverein oder einen Sachverständigen für Nebenkostenabrechnungen. Bei Einwänden gegen die Nebenkostenabrechnung sollte der Mieter diese in schriftlicher Form gegenüber dem Vermieter darlegen und gegebenenfalls relevante Belege oder Nachweise beifügen. Der Vermieter ist im Anschluss daran dazu verpflichtet, die Einwände einer Prüfung zu unterziehen und gegebenenfalls eine berichtigte Abrechnung vorzulegen.

Was sollte der Mieter bei der Nebenkostenabrechnung beachten?

Der Mieter sollte sicherstellen, dass die Nebenkostenabrechnung vollständig und korrekt ist. Dabei sollten alle Kostenpositionen detailliert aufgeführt sowie die Gesamtkosten und die Vorauszahlungen des Mieters ausgewiesen sein. Zudem sollte der Mieter die Fristen für die Überprüfung und Begleichung der Nebenkostenabrechnung einhaltung. Bei Einwänden sind diese innerhalb der Frist schriftlich dem Vermieter mitzuteilen.