Einladung zum Probearbeiten bestätigen

Was versteht man unter Probearbeiten?

Das Probearbeiten stellt eine Art Schnupperverhältnis dar. Es beschreibt jenen Zeitrahmen, in dem potenzielle Angestellte in ein Unternehmen hineinschauen, um sich mit dem Team vertraut zu machen und eine tiefere Einsicht in die Arbeitsumgebung sowie die spezifischen Erwartungen der ausgeschriebenen Stelle zu gewinnen. Umgekehrt ermöglicht dies den künftigen Kollegen, ein umfassendes Bild von der Bewerberin oder dem Bewerber zu gewinnen und zu prüfen, ob die persönliche Harmonie gegeben ist.

Während dieses Zeitraums dürfen Bewerber geringfügige Aufgaben übernehmen, sollten aber keinesfalls wie festangestellte Mitarbeiter in den regulären Arbeitsablauf integriert werden. Wie bereits dargelegt: Das Probearbeiten ist ein Kennenlern- und kein etabliertes Arbeitsverhältnis.

Was unterscheidet Probearbeit von Probezeit?

Obwohl Probearbeiten und Probezeit auf den ersten Blick ähnliche Konzepte zu sein scheinen, existieren markante Unterschiede:

Probearbeiten:

• Umfang: Üblicherweise erstreckt sich die Dauer des Probearbeitens von wenigen Stunden bis zu wenigen Tagen.
• Zielsetzung: Es dient primär dazu, dass der Kandidat das Unternehmen, das Kollegium und die Arbeitsprozesse kennenlernt, während der potenzielle Arbeitgeber die Eignung des Bewerbers besser einschätzen kann.
• Aufgabenbereich: Dem Bewerber ist es gestattet, lediglich kleine Tätigkeiten auszuführen oder „mitzulaufen' - er stellt keine unentgeltliche Arbeitskraft dar und darf auch nicht entsprechend eingebunden werden.
• Rechtliche Grundlage: Da der Bewerber nicht fest in das Unternehmensgefüge integriert ist, sind die rechtlichen Anforderungen überschaubar. Zur Absicherung sollten Unternehmen die Modalitäten schriftlich fixieren. Dies gewährleistet eine klare Abgrenzung des Probearbeitens von einem regulären Beschäftigungsverhältnis.

Probezeit:

• Dauer: Die Probezeit ist ein integrales Element des Arbeitsvertrags und umfasst typischerweise einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten. Abweichungen können durch Tarifverträge vorgesehen sein. Für Berufsausbildungen ist eine gesetzlich definierte Probezeit von einem bis zu vier Monaten bindend.
• Zielsetzung: Sie bietet beiden Vertragsparteien - Arbeitgebern wie Arbeitnehmern - die Gelegenheit, die Kooperation im Unternehmen zu erproben und zu entscheiden, ob das Arbeitsverhältnis auf Dauer fortgesetzt werden soll.
• Aufgabenbereich: Im Verlauf der Probezeit ist der Mitarbeiter vollumfänglich tätig und übernimmt sämtliche für die Position relevanten Aufgaben.
• Rechtliche Grundlage: Die Probezeit muss zwingend im Arbeitsvertrag spezifiziert sein, andernfalls kommt das Arbeitsverhältnis ohne eine solche Klausel zustande. Gemäß Gesetzgebung sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, eine Probezeit voranzustellen, es sei denn, es handelt sich um eine Berufsausbildung. Während der Probezeit gelten erleichterte Kündigungsmodalitäten, die beiden Seiten eine kurzfristige Beendigung des Arbeitsverhältnisses gestatten. Längere Kündigungsfristen können im Arbeitsvertrag festgelegt werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Probearbeiten als kurzzeitiger, unverbindlicher Test fungiert, wohingegen die Probezeit ein integraler, vertraglich verankerter Bestandteil des Angestelltenverhältnisses ist, der eine umfassende Bewertung der Zusammenarbeit ermöglicht.

Ist eine Vergütung für Probearbeiten zulässig?

Wenn Bewerber lediglich zum Schnuppern im Betrieb sind, sieht das Arbeitsrecht keine Vergütung vor, und es fallen auch keine Beiträge zur Sozialversicherung an. Der Mindestlohn findet hier ebenfalls keine Anwendung. Dennoch ist es ratsam, dass Unternehmen eine Aufwandsentschädigung gewähren, beispielsweise zur Deckung von Verpflegungs- oder Fahrtkosten.

Es ist ratsam, von einer freiwilligen Entlohnung abzusehen. Andernfalls besteht die Gefahr, dass Gerichte das Probearbeiten als Arbeitsverhältnis einstufen, selbst wenn kein unterzeichneter Vertrag existiert.

Welche Tätigkeiten dürfen Bewerber während des Probearbeitens ausüben?

Bewerber sollten keine Aufgaben übernehmen, die üblicherweise von festangestellten Mitarbeitern erledigt werden. Es ist jedoch möglich, sie mit Teilen solcher Tätigkeiten zu betrauen, bei denen die zukünftigen Kollegen Unterstützung leisten. Grundsätzlich sollten Kandidaten während des Probearbeitens hospitieren und eng von den Teammitgliedern betreut werden. Dabei ist es von Vorteil, den Bewerbern die künftigen Aufgaben und Arbeitsabläufe zu demonstrieren, damit sie sich ein fundiertes Bild machen können.

Welche Vorteile bietet das Probearbeiten?

Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer eröffnet das Probearbeiten folgende positive Aspekte:

Für Arbeitgeber:

• Präzisere Beurteilung: Die Beobachtung des Kandidaten außerhalb des Kontexts eines Vorstellungsgesprächs kann den Arbeitgebern helfen, die Eignung für die Position besser zu bewerten.
• Kulturelle Kompatibilität: Das Probearbeiten bietet die Möglichkeit festzustellen, ob der Bewerber gut in das bestehende Team und die Unternehmenskultur passt.
• Reduzierung von Fehlbesetzungen: Durch die engere Interaktion können Arbeitgeber fundiertere Entscheidungen treffen und kostspielige Fehleinstellungen vermeiden.

Für Arbeitnehmer:

• Einblick in den Arbeitsalltag: Bewerber erhalten einen realistischen Eindruck von ihren potenziellen zukünftigen Aufgaben und dem Arbeitsumfeld.
• Kennenlernen des Teams: Das Probearbeiten erlaubt dem Kandidaten, das Kollektiv und die Unternehmenskultur zu erfassen und zu beurteilen, ob er sich dort wohlfühlt.
• Unterstützung bei der Entscheidungsfindung: Der Einblick in den Arbeitsalltag und die zukünftigen Tätigkeiten erleichtert es den Bewerbern, zu entscheiden, ob die Stelle ihren Vorstellungen und Fähigkeiten entspricht.

Bestehen Risiken für Arbeitgeber?

Risiken für den Arbeitgeber können entstehen, wenn das Probearbeiten über ein bloßes Schnupperverhältnis hinausgeht. Dies ist unter anderem der Fall, wenn der Kandidat konkrete Aufgaben analog zu regulären Angestellten ausführt oder wenn er Gewinn für das Unternehmen erwirtschaftet. Ferner können Indizien vorliegen, wenn der Bewerber Arbeitskleidung tragen, feste Arbeits- und Pausenzeiten einhalten, bestimmte Arbeitsorte aufsuchen muss oder eine Vergütung vereinbart wurde. 

Ein Arbeitsgericht könnte in solchen Fällen das Schnupperverhältnis als reguläres Arbeitsverhältnis interpretieren und letztlich als Zustandekommen eines Arbeitsvertrags werten. Um dies zu verhindern, ist es ratsam, die Anwesenheitszeit und die exakten Tätigkeiten des Kandidaten zu dokumentieren. Darüber hinaus sollten Sie eine Vereinbarung aufsetzen. Es kann zudem nicht schaden, den Bewerber am Tag des Probearbeitens nochmals ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass er zu keinerlei Arbeitsleistung verpflichtet ist.

Was sollte in einer Vereinbarung zum Probearbeiten enthalten sein?

Die Abmachung zwischen dem Unternehmen und dem Kandidaten sollte folgende Punkte umfassen:

• Vollständiger Name des Kandidaten,
• Ort der Durchführung des Probearbeitens,
• Zweck des Probearbeitens,
• Dauer bzw. Zeitraum des Probearbeitens,
• Das Unternehmen besitzt kein Weisungsrecht, sondern lediglich ein Hausrecht,
• Beide Parteien können die Probearbeit jederzeit beenden,
• Kein Anspruch auf eine feste Anstellung,
• Der Bewerber ist nicht zur Arbeitsleistung verpflichtet,
• Kein Anspruch auf Vergütung (nur Aufwandsentschädigung/Fahrtkostenerstattung),
• Ein fester Ansprechpartner für die Bewerber.

Probearbeiten und Versicherungen

Sozialversicherung

Im Rahmen des Probearbeitens ist der Bewerber - im Gegensatz zu einem festen Arbeitsverhältnis - nicht sozialversicherungspflichtig.

Unfallversicherung

Bewerber sind während des Probearbeitens durch die gesetzliche Unfallversicherung des Unternehmens abgesichert, sofern sie eine beschäftigtenähnliche Tätigkeit ausüben, die den Unternehmenszielen entspricht und zumindest einen geringen wirtschaftlichen Wert besitzt. Dies hat das Bundessozialgericht im Jahr 2019 bestätigt (BSG, Urteil vom 20. August 2019, B 2 U 1/18 R). Ein Unfall auf dem Weg zum Probearbeiten wird jedoch nicht als Arbeitsunfall betrachtet. Eine Ausnahme besteht für Arbeitslose, die auf Anordnung der Agentur für Arbeit zum Probearbeiten entsandt werden; diese fallen unter die gesetzliche Unfallversicherung.

Haftpflichtversicherung

Falls das Unternehmen durch einen Fehler des Bewerbers einen Schaden erleidet, kommt die private Haftpflichtversicherung des Kandidaten dafür auf.

Welche Bedeutung hat das Arbeitsamt?

Wenn der Bewerber als arbeitslos registriert ist und dementsprechend staatliche Leistungen erhält, muss das Probearbeiten im Vorfeld von der Bundesagentur für Arbeit genehmigt werden. Dies ist Aufgabe des Bewerbers. Daher sollten Angestellte darauf achten, dass diese Genehmigung tatsächlich vorliegt.

Einen Bewerber zum Probearbeiten einladen

Wenn Sie einen Bewerber zu einem Probearbeiten einladen möchten, kann dies sowohl telefonisch als auch schriftlich erfolgen. Zur Orientierung können Sie folgendes Muster verwenden.

Muster: Einladung zum Probearbeiten

Betreff: Einladung zum Probearbeiten bei [Name des Unternehmens]

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname] / Diverse [Vor- und Nachname],

wir bedanken uns herzlich für Ihr Interesse an einer Position in unserem Unternehmen und für das angenehme Vorstellungsgespräch am [Datum des Gesprächs]. Gerne möchten wir Sie zu einem Probearbeitstag einladen, um Sie näher kennenzulernen und Ihnen unverbindlich Einblicke in unsere Geschäftstätigkeit zu gewähren.

An diesem Probetag erhalten Sie die Möglichkeit, das Team und unsere Arbeitsmethoden kennenzulernen und einen Eindruck von unserem Arbeitsumfeld zu gewinnen. Des Weiteren können Sie, falls gewünscht, unter Anleitung eines Teammitglieds Teilaufgaben übernehmen und uns Ihre Fragen stellen. So können sowohl Sie als auch wir die Kompatibilität besser einschätzen.

Als Termin schlagen wir den [Datum] vor. Wir bitten Sie, Ihre Teilnahme bis spätestens [Datum] zu bestätigen, damit wir die erforderlichen Vorbereitungen treffen können. Sollten Sie an dem vorgeschlagenen Termin verhindert sein, geben Sie uns bitte Bescheid, damit wir gemeinsam einen alternativen Termin finden können.

Wir freuen uns darauf, Sie bald wiederzusehen und wünschen Ihnen bis dahin alles Gute.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Vorname] [Ihr Nachname]  

[Ihre Position]  

[Ihr Unternehmen]  

[Kontaktdaten]

Was passiert nach Abschluss des Probearbeitens?

Nachdem das Probearbeiten abgeschlossen ist, müssen die Arbeitgeber entscheiden, ob der Bewerber ihre Erwartungen erfüllt hat oder nicht. Aus Gründen der Fairness ist es ratsam, nicht zu lange mit der Zu- oder Absage zu warten. Die Benachrichtigung kann telefonisch oder schriftlich erfolgen.

Muster: Absage nach dem Probearbeiten

Betreff: Ihr Probearbeiten bei [Name des Unternehmens]

Sehr geehrte/r Herr/Frau [Nachname] / Diverse [Vor- und Nachname],

wir danken Ihnen aufrichtig für Ihr Interesse an einer Mitarbeit in unserem Haus und für die Zeit, die Sie für das Probearbeiten bei uns aufgewendet haben.

Nach sorgfältiger Prüfung und Abwägung aller relevanten Faktoren müssen wir Ihnen leider mitteilen, dass wir uns entschieden haben, die Stelle anderweitig zu besetzen. Diese Entscheidung war nicht einfach für uns.

Bitte verstehen Sie diese Absage keinesfalls als Kritik an Ihren individuellen Fähigkeiten.

Wir wünschen Ihnen für Ihren weiteren beruflichen Weg alles Gute und viel Erfolg und hoffen, dass Sie bald eine Position finden, die Ihren Vorstellungen und Qualifikationen in vollem Umfang gerecht wird.

Nochmals vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Bemühungen.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Vorname] [Ihr Nachname]  

[Ihre Position]  

[Ihr Unternehmen]  

[Kontaktdaten]